Place au Progiciel de Gestion Intégré

C’est une priorité de l’heure à la Compagnie Energie Electrique du Togo (CEET). Le projet de mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré (PGI) pour la CEET focalise les attentions. En effet, cet ambitieux projet vise à mettre en place un Système d’Information intégré couvrant tous les domaines de gestion.

Une organisation souple et performante, des processus totalement intégrés et informatisés, des clients toujours mieux servis et satisfaits, une transparence dans l’éthique et la gouvernance. Tels sont les fondamentaux qui motivent la mise en œuvre du Progiciel de gestion intégré pour la CEET.

Le contexte du lancement du projet

Ce projet intervient dans un cadre stratégique clairement défini. Le Contrat de Performance que la CEET avec l’Etat togolais offre un cadre de développement dans lequel chaque acteur assume pleinement ses rôles et obligations. Ce contrat fixe à la CEET de nombreux objectifs dont la mise en place d’un Système d’Information intégré, couvrant tous les domaines de gestion, entre autres, commercial, financier et comptable, ressources humaines, immobilisation des stocks.

Dans un Système d’Information en mutation en vue de soutenir les efforts de développement de la Compagnie axés sur une forte volonté du Top Management pour l’informatisation des domaines de gestion en vue de renforcer la gestion globale de l’entreprise, une infrastructure de sécurité, de productivité et de collaboration renforcée par l’intégration et le déploiement des logiciels Microsoft (système, collaboration, sécurité et management du Système d’Information) couplée avec la formation des utilisateurs et des administrateurs, la mise en place du Progiciel de Gestion Intégré s’adosse à une infrastructure réseau informatique en pleine évolution.

Devant les forts besoins d’intégration, notamment la nécessité de communication et de partage d’information en temps réel entre les entrepôts de gestion existants, des demandes de plus en plus pressantes de production des indicateurs de gestion pour le pilotage et les prises de décisions rapides, le besoin de renforcement des capacités d’analyse financière de l’entreprise et de maîtrise du coût de revient du Kwh, la CEET apporte des réponses réelles à travers le projet PGI.

Des objectifs à la hauteur de l’ambition

Les objectifs généraux du projet de mise en œuvre d’un PGI pour la CEET sont de renforcer la gouvernance de l’entreprise et asseoir les meilleurs pratiques, en vue d’améliorer la productivité des employés et les performances de l’organisation, et d’assurer la cohérence et l’homogénéité des données de gestion et leur plus grand partage, facilitant ainsi, les prises de décision.

Plus spécifiquement, le projet vise à couvrir tous les domaines de gestion de l’entreprise, assurer une conduite de changement à la hauteur des exigences du Projet, à travers les formations, une communication efficace, et un support proactif et réactif performant, et mettre en place une infrastructure technique, évolutive, sécurisée, suffisamment intégrée et compatible avec les infrastructures techniques existantes, pour supporter le Progiciel.

Les composantes

La réalisation du projet se repose sur la mise en œuvre de différents travaux organisés en quatre composantes.

La première composante portant organisation et suivi du projet regroupe les activités d’assistance à la maitrise d’ouvrage, de suivi, de pilotage, de suivi qualité, de reporting, de coordination des acteurs, de gestion budgétaire, de gestion des dépenses et de paiement de divers marchés relatifs au projet.

La deuxième composante prend en compte les intégrations des progiciels et des matériels. Elle rassemble les activités techniques du projet. On y trouve la réalisation des études techniques et détaillées, l’analyse des besoins techniques et fonctionnels, l’élaboration et la validation des cahiers de charges, la conduite de processus de sélection de l’intégrateur et d’autres prestataires, et le déploiement sur différents sites.

La troisième composante relative à la gestion des actifs logiciels comporte les activités de contractualisation de la mise à disposition des licences des progiciels par l’Editeur, la gestion des licences et la gestion des transactions avec l’Editeur. Elle intègre également la mise en œuvre des divers bénéfices liés au contrat avec l’Editeur tels que le renforcement des capacités du personnel de la CEET.

La quatrième et dernière composante porte sur la conduite de changement. Les activités de conduite de changement consistent à mener des actions de sondage d’opinion, d’information, de sensibilisation, de formation, et d’assistance à l’endroit des utilisateurs ou du personnel de la CEET. Elles visent à préparer ces derniers à accepter et à s’approprier les services délivrés par le projet.

La CEET et ses clients ont des bénéfices intéressants à tirer de ce projet. Il s’agit de la maîtrise instantanée des coûts de revient du Kwh, le renforcement des capacités d’analyse financière et de prise de décision, la mise en exploitation d’un Système d’Information unifié et cohérent, une meilleure prise en compte des besoins utilisateurs et des spécifications métiers, la mise à disposition d’une plateforme applicative intégrée fournissant des données en temps réel, l’implémentation de fonctions de pilotage et d’analyse décisionnelle, et l’intégration des outils de prise de décisions rapides grâce à des données centralisées et fiables.

Ce projet est financé par la CEET grâce à un budget pluriannuel.